Transparente Einkaufsprozesse – so ersetzen Sie Excel und Mail.

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In den meisten Organisationen werden immer noch viele Einkaufsprozesse durch Excel und die Kommunikation mit Mails abgebildet. Moderne Workflow-Technologien und Lieferantenmanagement-Systeme sorgen für transparente Einkaufsprozesse.

Viele Themen der alltäglichen Zusammenarbeit werden durch Mails geregelt. In den Mails werden Tabellen oder Textdokumente versandt, die den Geschäftsfall und die dazugehörigen Daten und Informationen inhaltlich beschreiben. Auch im Einkauf gibt es vorgeschriebene Vorlagen, die zentral verwaltet und dezentral genutzt werden.

Ihre Ausgangssituation – viele Ansprechpartner, Daten und Kommunikationswege

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Sie sind als einer von fünf strategischen Einkäufer für mehrere Lieferanten im Warengruppenbereich C-Materialien/Indirekte Dienstleistungen zuständig.

Die Kollegen Ihrer Fachabteilungen kommen mit Anfragen hinsichtlich Beschaffungsbedarfe auf Sie zu. Sie müssen diese Anfragen kaufmännisch prüfen und innerhalb kürzester Zeit Antworten geben. Hierzu benötigen Sie Informationen von verschiedenen Fachbereichen, wie Entwicklung, Produktion, Logistik und Geschäftsleitung.

Des weiteren stehen Sie der Herausforderung gegenüber, innerhalb kurzer Zeit den „richtigen“ externen Lieferanten für diese Beschaffungs-Anfragen zu finden. Erschwerend ändern sich des Öfteren Ihre Ansprechpartner auf Seiten Ihrer internen und externen Kunden, abhängig von den Zuständigkeiten für Warengruppen, Postleitzahlen, betroffenen Produkten etc..

Als Hilfsmittel steht Ihnen eine Excel-Vorlage und eine Liste der produktzuständigen Mitarbeiter in Ihren Fachabteilungen und Lieferanten zur Verfügung. Nachdem Sie die Vorlage für die Beschaffungsanfrage ausgefüllt haben, schicken Sie diese per Mail an die ausgewählten Lieferanten.

Verschiedene Ereignisse können eintreten:

  • Sie haben die falschen Lieferanten adressiert oder welche vergessen
  • Ihre Lieferanten haben Rückfragen und schicken Tabellen mit Angeboten und Mengen- und Preis-Einträgen zurück.
  • Ihre Fachabteilung ruft an und frägt nach dem Stand der Bearbeitung.
  • Ihr Chef fragt nach einem Zwischenstand der Bearbeitung.
  • Sie haben zum vorgegebenen Installations-Termin noch keine Rückmeldungen zu Ihren Anfragen.
  • Sie bekommen viele Tabellen und unstrukturierte Kommentare zurück und müssen daraus ein Ergebnis ableiten.
  • Ihre Kollegen im Einkauf suchen im Falle Ihrer Abwesenheit nach Unterlagen
  • …..

Das soll nur ansatzweise aufzeigen, welche Probleme Sie im Alltag zu bewältigen haben. Dies lässt sich auf weitere Geschäftsfälle übertragen wie beispielsweise auf die Bearbeitung von Beschwerden, auf die Verfolgung von Ereignissen und Maßnahmen und weitere.

Schaffen Sie transparente Abläufe und Zuständigkeiten

Zielsetzung ist es nun, durch den Einsatz von modernen Softwaretechnologien diese Arbeiten so effizient wie möglich bewältigen zu können. Größenordnungen von 70% Effizienzsteigerung sind durchaus realistisch. Dieser Effekt könnte in der Realität deutlich höher ausfallen, da papiergebundene Tätigkeiten eine Unmenge an Zeit verschlingen. Dies betrifft das Suchen von Informationen, die Verfolgung von Vorgängen bei den einzelnen Beteiligten und die Prüfung von Vollständigkeiten und Regeln oder die Dokumenten- und Informationsverteilung. Dies gilt natürlich auch für die Bereiche der Lieferantenqualifizierung- und Entwicklung oder des Reklamations- und Maßnahmenmanagements.

Wie ist nun die Vorgehensweise, um aus den vorhandenen Hilfsmitteln eine automatisierte Lösung zu erzeugen?

  • Übertragen Sie die bekannte Ablaufbeschreibung in ein Prozessmodell und beschreiben Sie die einzelnen Aktivitätsschritte. Danach ordnen Sie diesen die Excelbereiche Ihrer Vorlagen zu und definieren Sie die verantwortlichen Rollen.
  • Bilden Sie diesen Prozess mit einem Design- und Konfigurationswerkzeug wie der vdoc-Workflow-Komponente der HCM Lieferantenmanagement-Plattform ab. Das Ergebnis ist eine Webanwendung, die im Browser von überall bedient werden kann und deren Daten und Dokumente in einer Datenbank liegen.
  • Nutzen Sie das Beschaffungs-Modul unserer HCM Lieferantenmanagement-Plattform. Hier erstellen Sie Ihre Bestellanforderungen digital und holen Angebote über automatisierte Standard­prozesse ein.

Moderne Technologien sichern Ihnen die notwendigen Freiräume für Ihr Lieferantenmanagement

Auch diese Vorteile sprechen für die Digitalisierung Ihres Lieferantenmanagements:

  • Sicherstellung der Arbeitsschritte und Vorgänge
  • Weitestgehend Ersatz von Mailkommunikation
  • Zentrale datenbankbasierte Datenhaltung aller Daten und Dokumente
  • Automatisierte Informations- und Dokumentenverteilung
  • Abbildung aller Prozesse und Dateninhalte
  • Berücksichtigung von Geschäftsregeln
  • Umfangreicher Ersatz von Excel und Word
  • Freie dokumentierte Kommunikation zu Lieferantenmanagement Themen
  • Suche über alle Vorgänge und Dokumente
  • Einfache Anpassung ohne Programmierung
  • Alles im Webbrowser von überall bedienbar (intern und extern)
  • Zugriffsrechte einzeln einstellbar
  • Definierter Zugriff für die Lieferanten auf das Portal

Die HCM ist seit mehr als 20 Jahren im Bereich Workflow- und Prozessmanagement tätig und damit Pionier der ersten Stunde. Bei allen Lösungen steht immer im Vordergrund, die Zusammenarbeit in Unternehmen und Organisationen methodisch zu optimieren und mittels Software zu automatisieren.  Das ist unsere Passion, getreu dem Motto „Einfach besser arbeiten“.

Mit der langjährigen Erfahrung und den innovativen Lösungen ist HCM auch im Zeitalter von „Digital Enterprise“ Ihr Partner für die Digitalisierung Ihres Unternehmens.


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